Faciliter ses inventaires en restauration : Logiciel Gratuit
Gestion de Stock

Faciliter ses inventaires en restauration : Logiciel Gratuit

December 13, 2023
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La gestion des inventaires en restauration peut être un véritable cauchemar. Cependant, avec les bonnes stratégies et les outils appropriés, l’inventaire devient une opportunité de maximiser sa rentabilité.

À quelle fréquence doit-on effectuer ses inventaires ? Quel est mon niveau de stock idéal ? Comment réduire mes dépenses et mes pertes ?

Voici 5 méthodes à appliquer (tout de suite) dans votre restaurant avec en bonus notre Logiciel gratuit de gestion d’inventaire.

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L'importance des inventaires dans la gestion des stocks en restauration

Pourquoi les inventaires sont indispensables ?

La gestion du coût des matières premières :

Une gestion précise des inventaires permet de contrôle des stocks et de ses dépenses, éviter les surstocks et d'optimiser ses achats.

La prévention des pertes :

Les pertes liées aux produits périmés, aux vols ou aux erreurs humaines affectent la rentabilité d'un établissement. Les inventaires permettent de détecter rapidement ces problèmes et de prendre des mesures correctives avant qu'ils n'affectent les résultats financiers.

Fluidifier le travail des équipes :

L'objectif ici est de gagner du temps et éviter les erreurs. Cela garantit la disponibilité des produits nécessaires à la préparation des plats, améliorant ainsi l'efficacité en cuisines et éviter les ruptures.

Quelle est la fréquence d'inventaire idéale ?

Pour un inventaire physique complet ou quasi complet, la norme est de 1 inventaire par mois. Concernant les inventaires partiels, déterminer la fréquence idéale pour définir un planning et tableau d’inventaire de stock est essentiel.

Quels sont les facteurs influents ?

La taille du restaurant, les stocks de produits proposés, la saisonnalité des ingrédients, et la demande du marché. Par exemple, un restaurant avec des produits saisonniers peut nécessiter des inventaires plus fréquents pour ajuster rapidement les achats de matières premières.

Mettre en place une meilleure gestion pour les équipes

Les périodes de faible activité peuvent être propices aux inventaires afin de faciliter le travail des équipes.

💡 Bon à savoir : Vous pouvez réaliser des inventaires partiels plus fréquents sur certains produits plus coûteux (la viande ou le poisson). Cela vous permettra de réagir rapidement en cas d'anomalie.

Logiciel de gestion de stock gratuit pour les restaurants

Les méthodes pour faciliter la saisie des inventaires

#1 Une gestion des stocks efficace

Classez vos produits :

Triez vos ingrédients par catégories (viandes, produits laitiers, légumes, etc) pour faire vos inventaires plus simplement. Cela simplifie la recherche des produits, minimise les risques d'erreurs lors des inventaires.

Mise en place d'un système d'étiquetage clair et facilement compréhensible :

Les codes-barres, les QR codes ou des étiquettes avec des infos détaillées vous aident à identifier les entrées et sorties de stocks. Un logiciel de gestion HACCP peut également être intégré pour faciliter ce processus.

Organisez vos stocks en fonction des produits utilisés

Les quantités de produits les plus couramment utilisés doivent être placés à des endroits facilement accessibles. L’objectif est ici de favoriser le travail des équipes dans la gestion quotidienne des stocks de votre restaurant.

La Rotation des Stocks (FIFO) :

La méthode FIFO (First In, First Out) minimise les pertes dues à la péremption des produits. Cette approche consiste à utiliser d'abord les produits les plus anciens. Vous vous assurez une rotation et évitez le gaspillage des produits qui restent trop longtemps en stock.

#2 Identifier un niveau de stock optimal

Analyser les tendances de la demande :

Utilisez des données historiques pour identifier les périodes de pic d'activité et les moments de baisse. Cette analyse approfondie permet d'anticiper les fluctuations saisonnières et de maintenir des niveaux de stock optimaux tout au long de l'année.

Établir un stock de sécurité :

Identifiez les produits essentiels à votre menu et calculez des stocks de sécurité qui agissent comme une réserve tampon. Cela vous permettra de faire face à des demandes imprévues ou à des retards dans vos achats.

Analyse coût-bénéfice :

Effectuez une analyse coût/bénéfice pour chaque produit. Identifiez les coûts liés au stockage excessif, tels que les frais d'entreposage et la perte de produits par péremption. Équilibrez ces coûts avec les avantages de maintenir des niveaux de stock plus élevés pour les produits à forte demande.

#3 Surveiller ses pertes

Une gestion proactive des pertes est essentielle pour maintenir la rentabilité d'un établissement de restauration et de limiter le gaspillage de nourriture. Ces stratégies vous permettront de définir un système de gestion des feuilles inventaires de stock efficaces dans chaque point de vente. Le but ici sera de surveiller les pertes afin de minimiser l'impact financier et de réduire le gaspillage.

Avertir le personnel aux coûts associés :

Expliquez l'impact financier de la péremption des produits et des gaspillages grâce à des feuilles inventaires structurée. Une compréhension approfondie des enjeux financiers motive le personnel à adopter des pratiques plus responsables.

Mise en place de rapports de pertes réguliers

Ces rapports fournissent une vision claire des produits sujets à des pertes fréquentes et des écarts de stocks. En analysant ces données, les restaurateurs peuvent identifier les tendances, déterminer les causes sous-jacentes, et prendre des mesures correctives rapides.

#4 Faire face aux pénuries ou aux excès imprévus

Établir un plan d'urgence

Ce plan doit inclure des procédures sur la manière de réagir en cas de mauvaise gestion, de rupture de stock ou de surplus. Assurez-vous que tout le personnel est formé et familiarisé avec ces protocoles.

Réajustez vos commandes fournisseurs

Surveillez en permanence les prix du marché et ajustez vos commandes en conséquence. Utilisez les données historiques, les prévisions de ventes pour optimiser vos achats de matières premières. Un ajustement régulier des commandes permet d'éviter les pénuries et les surstocks.

Ajustez vos menus

Vous pouvez ajuster vos menus en fonction des variations de stock. Proposez des plats alternatifs ou des promotions spéciales pour écouler rapidement les excédents.

#5 Notre outil gratuit pour gérer vos inventaires et fiches techniques

En tant que professionnel de la restauration vous le savez, gérer ses inventaires de stocks sur Excel n'est pas l'idéal.

Yokitup a mis au point le premier outil entièrement gratuit dédié aux acteurs de la restauration rapide, traditionnelle, boulangerie et hôtellerie. Oubliez les fiches d'inventaire, les modèle de feuille d'inventaire gratuit et la gestion de stock excel !

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Mieux qu'un tableau inventaire stock excel gratuit, vous pouvez maintenant gérer vos fiches recettes et effectuer vos inventaires en toute simplicité. 0 fiche inventaire, 0 tableau excel de stock, place à la digitalisation ! Vous pouvez analyser en temps réel les coûts de revient de chaque ingrédient et d'évaluer la rentabilité de leurs plats.

Les bénéfices pour les restaurateurs :

✅ Réduire les erreurs humaines

✅ Faire gagner un temps précieux aux équipes

✅ Minimiser les pertes et le gaspillage alimentaire

✅ Valoriser automatiquement vos stocks  

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