Gérer les livraisons et les fournisseurs de son restaurant

Établir et maintenir une relation solide avec vos fournisseurs est essentiel pour le succès de votre chaîne de restauration. Cela affecte la qualité de vos plats, l’approvisionnement, tout ce qui rend votre concept unique pour vos clients et franchisés.

Avoir de bons rapports avec vos fournisseurs peut vous permettre d’obtenir des prix compétitifs et réduire votre coût matière. De plus, une entente solide avec vos fournisseurs assure des livraisons ponctuelles et facilite la gestion des imprévus.

Pourquoi maintenir de bonnes relations est important ?

La relation avec vos fournisseurs doit être un élément clé de votre stratégie. Considérée sur le long terme, cette relation peut devenir un véritable avantage compétitif :

Réduction des coûts
Augmentation de la satisfaction client
Meilleure gestion des stocks
Augmentation des rendements et des marges à long terme
Amélioration de la performance des fournisseurs

En maintenant de bonnes relations avec vos fournisseurs, vous pouvez améliorer les performances de votre restaurant. Cela garantira son succès à long terme.

Comment choisir les meilleurs fournisseurs ?

Sélectionner des fournisseurs adaptés aux besoins de votre restaurant est la première étape pour établir une relation de qualité. Les critères de choix peuvent inclure :

Les valeurs de votre restaurant : utiliser des produits locaux et bio pour une approche écoresponsable.
Les labels et certifications détenus.
Le rapport qualité prix et la marge souhaitée.
La taille du fournisseur : petit producteur ou grosse structure.
Le type de fournisseur : spécialisé (fromager, boucher, boulanger) ou généraliste.
Les avis et références sur le fournisseur.
Les conditions d’achat, de paiement et de livraison

Assurer une communication transparente

Dès le départ, vous devez définir vos attentes en termes de qualité des produits, de temps et bien sûr de paiement. En cas de problème, comme la qualité des produits ou un retard de livraison, parlez-en vite. Soyez bienveillant pour trouver des solutions efficaces.

Pour cela, il est important de communiquer avec votre fournisseur sur les points suivants :

La liste détaillée des produits requis (mercuriale).
Les jours et horaires de livraison souhaitée.
Les quantités d’achat.
Les exigences de conditionnement.
Le montant minimum d’achat requis pour la livraison gratuite.
Les modalités de paiement.
Les procédures pour les demandes de crédit.
Les produits de remplacement en cas de rupture de stock.

Une négociation préalable est nécessaire pour établir des conditions qui vous conviennent et qui sont également acceptables pour vos fournisseurs.

Mettre en place des mercuriales

La mercuriale en restauration : définition

En restauration, une mercuriale est un document qui regroupe des fournisseurs pour établir un prix fixe sur certains produits. Ces prix sont « garantis » et ne varient pas en raison de la concurrence entre les fournisseurs ou des fluctuations du marché.

Comment fonctionne une mercuriale ?

Pour mettre en place une mercuriale de prix pour vos restaurants, il est nécessaire de créer un document détaillant les informations essentielles pour la gestion des stocks :

Prix unitaire des produits.
Nom du fournisseur.
Référence des produits.
Unité de conditionnement et de commande.

Ce document servira à conserver une trace des prix négociés avec les fournisseurs. Lors de l’introduction d’une nouvelle recette, il est plus simple de calculer son coût en utilisant cette fiche.

Comment gérer efficacement les mercuriales des fournisseurs ?

Établir une mercuriale pour les produits tels que les produits secs, les surgelés est généralement plus aisé, car leurs prix fluctuent moins rapidement que ceux de la viande, du poisson ou des fruits et légumes.

Pour commencer, identifiez les produits que vous souhaitez inclure dans votre mercuriale et discutez-en avec vos fournisseurs.

Il est crucial pour les restaurateurs, les directeurs des achats ou les contrôleurs de gestion de suivre attentivement les tarifs bloqués. Même si les fournisseurs s’engagent à maintenir certains prix, des hausses imprévues peuvent survenir en raison de facteurs économiques, comme nous l’avons récemment constaté. Ainsi, il est essentiel de surveiller ces variations de prix afin de réagir rapidement et de maintenir la rentabilité.

Utiliser un logiciel de gestion des stocks qui centralise toutes ces données peut être très avantageux. Cela permet de mettre à jour les mercuriales de manière régulière et de gérer la rentabilité de chaque plat en temps réel.

Gestion des fournisseurs : veillez au respect des délais de paiement

Pour optimiser la gestion de vos relations avec les fournisseurs, il est crucial de respecter les délais de paiement convenus. Ces délais, réglementés par la loi, varient en fonction des types de produits alimentaires.

Par exemple, le délai est différent pour les produits périssables et les boissons. Consultez toujours la facture pour obtenir ces informations essentielles.

En cas de difficultés à régler vos factures dans les délais impartis, il est recommandé de dialoguer avec vos fournisseurs afin de trouver une solution mutuellement acceptable.

Pratiquez la transparence avec vos fournisseurs

En cas de problème avec un produit ou une livraison, il est crucial de le signaler rapidement à votre fournisseur. Cela peut inclure :

Un défaut de qualité des produits livrés
Des problèmes logistiques tels que des retards de livraison
Un non-respect des prix convenus

Adoptez une attitude honnête et ouverte lorsque vous discutez de ces problèmes avec vos fournisseurs. Une telle approche encouragera vos fournisseurs à vous apporter l’aide nécessaire.

En intégrant ces pratiques de gestion, vous pouvez espérer établir une relation de confiance solide, favorisant une collaboration efficace et durable.

Organiser des points réguliers

Pour maintenir une bonne relation, planifiez des échanges réguliers (email, visioconférence, téléphone, en personne). Organisez des réunions hebdomadaires ou mensuelles pour faire le point ou réévaluer les termes de votre collaboration.

Comment Yokitup facilite vos relations avec les fournisseurs ?

Chez Yokitup, nous avons développé une solution complète pour améliorer la communication et la collaboration avec vos fournisseurs, garantissant une chaîne d’approvisionnement fluide et efficace.

Simplification des commandes

Yokitup automatise le processus de commande en générant des recommandations de commande basées sur les besoins spécifiques de votre restaurant et les conditions logistiques de vos fournisseurs (jours de livraison, conditionnement, franco, etc.). Disponible également sur application mobile, les commandes peuvent être envoyées directement par email, SMS ou via WhatsApp, simplifiant ainsi le flux de travail.

Réception des marchandises

Lors de la réception des marchandises, le personnel peut facilement vérifier les livraisons et enregistrer les quantités et références reçues directement via l’application de gestion de stock de Yokitup. En cas de livraison incomplète ou de produits défectueux, il est possible de créer automatiquement une demande d’avoir. Votre demande peut être accompagnée de photos pour documenter les problèmes rencontrés.

Cela permet de prévenir les erreurs de facturation et d’assurer une gestion plus précise et transparente.